De datum van het teamuitje komt steeds dichterbij en je hebt maar weinig inspiratie met wat leuk is om te gaan organiseren. Er zijn genoeg keuzes voor een leuk bedrijfsuitje, maar hoe pak je het aan?
Hieronder staan 14 tips die jou ondersteunen om een succesvolle bedrijfsuitje te organiseren
1. Uitnodiging
Is het uitje voor het personeel? Of mogen de partners, kinderen of andere relaties mee?
2. Vaststellen van het budget
Hoe wordt het budget bepaald? Regelt het bedrijf dit of betaalt het peroneel mee. Tel het aantal personen en vergelijk het met de kosten. Zit er ruimte in het budget of niet? Als je zeker weet dat je een maximum p.p. te besteden hebt, koop dan alles van te voren af bij de aanbieder, zodat je geen verrassingen achteraf nog hebt met een te dure drankrekening.
3. Doel van de dag?
Wat wil de directie bereiken met deze dag? Educatief, teambuilding of gewoon lol maken? Moet er gespeecht worden? Iemand in het zonnetje gezet worden? Zijn er jarige of is iemand zoveel jaar in dienst? Zorg dat je alle informatie hebt.
4. Leg het niet aan jouw collega’s voor!
Als je een uitje mag organiseren, dan ben je niet voor niets gekozen. Het is veel leuker als het uitje een verrassing is voor iedereen. Zoveel mensen, zoveel wensen. Dus durf een keuze te maken voor jouw afdeling/bedrijf. En als je wilt overleggen, kies dan bewust één of twee met wie je goed kan sparren.
5. Wat moet je vooraf weten?
Zorg dat het voor iedereen een leuke dag wordt en hou rekening met collega’s die een dieet volgen of een bepaalde levensovertuiging hebben. Mag er overdag alcohol gedronken worden. Ken de spelregels vanuit het bedrijf!
6. De activiteit/het thema
Weet wat er voorgaande jaren is gedaan en wat goed bevallen is. Bepaal het thema? Gaat het een actief, culinair, creatief, hilarisch of educatief uitje worden? En zoek dan online binnen dit thema. Check reviews van de bedrijven waar je een offerte wil aanvragen of vraag zelf rond binnen je eigen netwerk, naar goede ervaringen.
Vraag offertes op van 2 a 3 activiteiten. Bepaal de keuze van de locatie, aanbod en prijs. Ben je met meer dan 100 man? Ga naar de locatie toe, zodat je een beter inzicht krijgt. Geef ook het aantal heren, dames door, mannen eten meer dan vrouwen en daar zal elke locatie rekening mee houden.
7. Het vervoer
Zorg ervoor dat het vervoer goed geregeld is. Soms willen collega’s alcoholische dranken nemen, dan is het handig om vervoer te regelen. Is er budget beschik baar voor chauffeurs of een touringbus? Of kies voor een locatie die goed met openbaar vervoer te bereiken is.
8. Deelnemers uitnodigen
Je hoopt dat zoveel mogelijk personeelsleden aanwezig zullen zijn. Daarom is het slim om de uitnodiging van tevoren te versturen op een originele wijze. Denk aan een enthousiaste persoonlijk bericht, of na een gezamenlijke vergadering, een onverwachts bericht in de groepsapp. Laat duidelijk weten wat de voorwaarde zijn met betalingen en niet komen opdagen ( ongeldige reden). Geef ruim van tevoren aan dat er afgezegd kan worden tot een uiterlijk datum. Als het een verrassing is, is het leuk om de plaats nog een beetje mysterieus te houden. Spreek bv af op een parkeerplaats en ga lopend naar de locatie.
9. Een aantal dagen vooraf…
Neem het programma goed door met de aanbieder om de laatste wijzigingen en voorkeuren door te nemen.
10. Een dag voor het bedrijfsuitje
Stuur alle deelnemers één dag voor jullie bedrijfsuitje een reminder met een sms of mail met belangrijke informatie, zodat er aan alle punten gedacht wordt.
11. Op de dag zelf
Wees zelf op tijd aanwezig! Maak veel leuke foto’s en filmpjes, want dit kan je later gebruiken voor in het jaarboek. Bepaal of je groepjes zelf maakt of dat je dit laat ontstaan? Als iets niet soepel loopt, communiceer meteen op de dag zelf, spreek je verwachtingen uit en dan zal je zien dat problemen zich vaak meteen oplossen. Zonde om dit pas achteraf te doen, als het feestje al geweest is. Drink zelf niet teveel als je het uitje organiseert, zodat je fit blijft om te zien of iedereen het naar zijn zin heeft en betrek bv de nieuwe collega erbij of degene die een beetje verlegen is. Maak er als team een leuk en gezellig uitje van.
12. Bedanken van het personeel
Als je fooi wilt geven op de dag zelf, neem contant geld mee, bij bedrijfsuitjes gaat alles op factuur en dan komt het er niet meer van. Als je echt tevreden bent met je uitje, laat een review achter, zodat andere gasten jouw verhaal kunnen gebruiken bij het maken van hun keuze.
13. Evaluatie
Na afloop van het bedrijfsuitje is het handig om het evenement te evalueren. Wat ging er goed, wat ging er fout? Na de uitkomst hiervan, kan je dit meenemen naar het volgende bedrijfsuitje.