De checklist voor het kiezen van een evenementen locatie!

locatie evenement utrecht

Bij het kiezen van een locatie voor een evenement zijn meerdere factoren waaraan gedacht moet worden. Want een locatie kan de gasten een bepaald indruk geven van het evenement. Het is daarom belangrijk dat de juiste locatie wordt uitgekozen aan de hand van die factoren.

De keuze voor het bepalen van de beste locatie naar keuze hangt af van het volgende: Thema, doelgroep, inrichting van de ruimte, decoratie, techniek (geluid & licht), catering, ligging, bereikbaarheid, toegankelijk voor mindervaliden, vestiaire aanwezig en akoestiek. Een heleboel punten, daarom hebben wij een korte omschrijving geschreven per factor om het aan te duiden.

Thema

Thema’s die kunnen gebaseerd zijn op: sport, maatschappelijke ondernemen, seizoensgebonden, musical, entertainment, back to basic. Zo zijn er een heleboel thema’s die een locatie kan bepalen.

Doelgroep

Is de uitgekozen doelgroep volwassen van 30+, dan zou de locatie neutrale kleuren kunnen krijgen voor een frisse uitstraling. Of is het een kinderfeest? Dan kan de locatie kleurrijk zijn.

Budget

Past de locatie binnen het budget? Een 3 sterrenrestaurant kan bv heel erg leuk zijn, maar als het niet past binnen het budget dan is het zonde om daar tijd in te stoppen. Focus je op wat haalbaar is en zoek daarbinnen een geschikte locatie.

Inrichting van de ruimte

Is de ruimte groot genoeg voor het evenement? Op basis van de hoeveelheid gasten zal de ruimte zo ingedeeld moeten worden dat er genoeg plek is voor iedereen. Ga na of er eventueel meubels of spullen verplaatst kan worden voor voldoende ruimte.

Tip: Zorg dat de ruimte niet te groot is, gasten voelen zich soms verloren in te grote (open) ruimtes.

Decoratie

Decoratie heeft samen met de inrichting van de ruimte een bepaald indruk of gevoel dat overgebracht kan worden op de gasten. Het ophangen of versieren kan veel tijd kosten als de locatie extern is. Hou hier rekening mee met de weersomstandigheden. Sommige decoraties vliegen zo de lucht in bij een hevige wind. Verder is het belangrijk dat het mooi oogt, niet te druk of te rustig. Gebruik zo min mogelijk brandbare versieringen.

Techniek (Geluid & licht)

Wil je tijdens het evenement gebruik maken van audiovisueel apparatuur? Zorg ervoor dat het werkt tijdens jouw evenement. Controleer dit vooraf het evenement of het goed is aangesloten. Want een evenement zonder geluid & licht is een no go! Voldoet het daarnaast aan jouw wensen? Zo niet, vraag aan de verhuurder voor andere mogelijkheden

Catering

Mocht je de gerechten en drankjes zelf in willen kopen (als dat mogelijk is) en later uit willen serveren is het belangrijk dat het benodigde apparatuur aanwezig is in de ruimte, zoals koelkasten, tapinstallatie, tafels, stoelen, borden en glazen etc. Ga na of de locatie deze materialen ter beschikking heeft of je ze zelf moet huren. En kunnen ze rekening houden met alle dieetwensen?

Tip: bij sommige locaties zijn er al vaste leveranciers, waardoor je niet zelf de catering kan organiseren.

Ligging

De ligging van een locatie heeft te maken met de samenstelling van de locatie en zijn omgeving. Is de omgeving te afgesloten en de voorkeur in de drukke stad beter? Past de ligging bij het thema? Neem altijd een kijk op de locatie om te kijken of de ligging voldoet aan jouw eisen.

Bereikbaarheid

Hoe kunnen de gasten de locatie bereiken? Hebben de gasten een eigen vervoer? Of komen zij met het openbaar vervoer? Of te voet. Alle opties die er zijn is van belang. Want met de auto naar de locatie komen, zou betekenen dat er voldoende parkeergelegenheid moet zijn op de locatie of in de buurt. Is de locatie goed te vinden? Eventueel een routebeschrijving bij de uitnodiging zetten. Is de ligging van de locatie centraal en de reistijd van de gasten aanvaardbaar? Dit zijn vragen die de gasten kunnen stellen.

Toegankelijk voor mindervaliden?

Komen er uitgenodigde die vallen onder mindervaliden? Voor hen een parkeerplek vrij maken bij de ingang. Is het toilet met een rolstoel bereikbaar? Zijn er hindernissen, zoals trappen? Is er een lift? Sta stil bij deze vragen, waaraan gedacht moet worden.

Vestiaire aanwezig?

Is de garderobe groot genoeg om alle jassen en tassen op te hangen? Of moet er een tijdelijke garderobe opgezet worden? Bepaal of dit mogelijk is, wat is de dresscode. Wordt het evenement in de zomer of winter gehouden? Zo is het handig om na te gaan hoe groot de garderobe wordt.

Hoe is de akoestiek?

Kunnen de gasten elkaar goed verstaan zonder dat zij boven de rest moeten uitkomen? Akoestiek is een belangrijk punt in het kiezen van de juiste locatie. Om het zelf te ervaren is het belangrijk dat je op bezoek gaat bij de locatie (met een aantal personen), om de akoestiek zelf te ervaren.

Na het lezen van deze blog, is het hopelijk een stuk eenvoudiger met het zoeken van een locatie. De bovenstaande punten zullen een overzichtelijk beeld geven. De keuze van de locatie is uiteraard persoonlijk.

Is het nog lastig om hieruit te komen? Neem telefonisch contact of per mail en noteer een selectie naar voorkeur van minimaal drie verschillende locaties, anders blijf het aan de gang 😉

Reviews

Wat zijn de reviews? Hoe goed staat het bedrijf aangeschreven? Is iemand uit jouw netwerk hier al geweest? Mond op mondreclame is de beste reclame die er is.

Cultuur bedrijf

Past de cultuur/omgeving van de locatie bij jullie bedrijf? Moet het een sociaal ondernemend bedrijf zijn of juist heel hip? Hoe gaat het personeel met de gasten om? Is dat informeel of formeel?

We wensen jullie heel veel succes met het vinden van een geschikte locatie!