Personeelsuitje organiseren: een handig stappenplan

Het is zover: het jaarlijkse personeelsuitje komt eraan, en jij hebt de eer om het te organiseren. Jij mag bedenken waar je jouw team een hele dag mee gaat vermaken! Om een personeelsuitje te organiseren waar iedereen van kan genieten, zijn er nogal wat dingen om aan te denken voor de organisatie. Hopelijk sta je er niet alleen voor en kun je de taken met iemand verdelen! Bij het GrachtenAtelier staan we je graag terzijde als je een personeelsuitje mag organiseren. Mág, ja: want wij zien het als een voorrecht!

Wij maakten speciaal voor jou een praktische handleiding, waarmee een personeelsuitje organiseren een stuk makkelijker wordt. Compleet met leuke personeelsuitje ideeën! Je weet zeker dat je geen stappen overslaat, en dat iedereen kan meepraten over het personeelsuitje. Tot een zekere hoogte natuurlijk!

De financiën

Een datum prikken

Wat gaan we doen?

Communicatie in aanloop naar het personeelsuitje

D-day: de dag zelf

Het stokje overdragen

Goede voorbereiding is het halve werk

Hoewel wij gespecialiseerd zijn in een personeelsuitje in Utrecht, kun je dit stappenplan eigenlijk bij ieder personeelsuitje uitrollen. Een goede voorbereiding is het halve werk! Door de stappen in het onderstaande plan te doorlopen, kun je op de dag zelf ook meegenieten. Wel zo leuk als je al die moeite hebt gestoken in de organisatie!

Stap 1: De financiën

Een belangrijke vraag: wat mag het allemaal kosten? En, nog belangrijker: wie betaalt er eigenlijk voor het personeelsuitje? In sommige bedrijven is het gebruikelijk dat de baas de kosten voor het personeelsuitje dekt, of een deel ervan. Maar in sommige bedrijven ook weer niet! Het is goed om daar ruim van tevoren helderheid over te scheppen.

Betaalt de baas?

Dan is het goed om met de verantwoordelijke voor het budget te gaan zitten en duidelijk te maken wat het budget per persoon is. En wat de verwachtingen zijn voor dat budget! Ook is het slim om af te stemmen of het personeelsuitje onder werktijd kan plaatsvinden, of juist in de vrije tijd van de werknemers.

Betalen de collega’s zelf?

Dan is het goed om in overleg een budget af te stemmen. Wat willen de collega’s kwijt aan een dagje weg, en wat moet er daarvoor allemaal inbegrepen zijn? Zijn er ook personeelsuitje ideeën die absoluut afvallen? Iedereen heeft recht op één veto als iedereen meebetaalt.

Checklist: wat is er inbegrepen?

Aan deze posten kun je allemaal denken als je het budget en het programma van je personeelsuitje gaat samenstellen. Welke onderdelen willen jullie allemaal meenemen?

• Koffie met gebak
• Welkomstdrankje
• Ochtendactiviteit
• Lunch
• Middagactiviteit
• Borrel (+ borrelhapje?)
• Diner
• Alcoholische dranken

Stap 2: Een datum prikken

Als je het kostenplaatje van je personeelsuitje helder hebt, kun je na gaan denken over de timing. Als je weet wat de verwachtingen zijn, kun je het tijdstip en de tijdsduur erop gaan afstemmen en weet je dus of jullie personeelsuitje een volledige dag, of slechts een avond in beslag gaat nemen. Pas als je dat helder hebt, ga je kijken naar een datum!

Gebruik een online datumprikker

Hij is je inmiddels vast bekend: de datumprikker. In sommige gezelschappen word je ermee doodgegooid, in andere clubjes blijven mensen oneindig data roepen tot er datum is gevonden waarop iedereen kan. Zorg dat het datum prikken efficiënt en eerlijk verloopt en gebruik een online datumprikker!

Tip: Communiceer duidelijk over de dag, maar ook de tijd waarop het personeelsuitje plaats zou kunnen vinden. Dat voorkomt onprettige verrassingen!

Nieuw: datumprikker in Whatsapp

Heeft jouw team een Whatsapp-groep? Dan is het handig om te weten dat Whatsapp tegenwoordig ook een interne datumprikker heeft! In de groep voeg je een ‘peiling’ toe, met daarin de beschikbare data en tijdstippen. Zo kan iedereen direct zien hoe het ervoor staat, en zijn stem(men) uitbrengen.

Stap 3: Wat gaan we doen?

Als de datum geprikt is, rijst natuurlijk de vraag: wat gaan we doen met ons personeelsuitje? Je kunt die vraag in de groep gooien en het een open vergadering maken, maar vaak is het leuker om een paar ideeën op te halen en de uitkomst geheim te houden. Een verrassingselement is altijd leuk op een personeelsuitje!

Om te voorkomen dat iemand iets moet doen wat hij absoluut haat, of al tig keer gedaan heeft, kun je de optie geven dat iedereen één veto uit mag spreken. Dat beperkt je personeelsuitje ideeën ook alweer een beetje.

Personeelsuitje ideeën

Heb je nog helemaal geen inspiratie? Afhankelijk van de samenstelling van je groep, heeft het GrachtenAtelier altijd de leukste personeelsuitje ideeën. Er zit altijd iets leuks bij voor jouw team! En wil je overleggen met iemand van het GrachtenAtelier voor een programma op maat? Neem dan gerust even contact op!

Stap 4: Communicatie in aanloop naar het personeelsuitje

Een absolute valkuil in de organisatie van een personeelsuitje is warrige communicatie, waar niemand iets wijs uit wordt. Lekker door elkaar mailen, appen en mondeling overbrengen; niemand die er nog iets van snapt. Of nog erger: een constante stroom boodschappen, waar alles wat je moet weten versnipperd in staat!

Houd je dus aan deze 3 communicatiemomenten aan in aanloop naar het personeelsuitje, en communiceer consequent op één medium dat iedereen regelmatig checkt. Bijvoorbeeld de mail, of Whatsapp.

1. Datumprikker
2. Save the date (met datum én tijd)
3. Wie-wat-waar-wanneer (week van tevoren)

Stap 5: D-day: de dag zelf

Als je het personeelsuitje strak georganiseerd hebt, hoef je op de dag zelf weinig anders te doen dan het programma afdraaien en meegenieten. Zorg dat iedereen jouw nummer heeft voor ziekmeldingen, routeaanwijzingen, vertragingen of ander onheil onderweg: eventuele last minute afzeggingen kun je nog doorbellen.

Stap 6: Het stokje overdragen

Was het personeelsuitje een succes? Neem dan aan het einde het woord en draag het stokje over naar de volgende organisator! Als er nog geen nieuwe organisator afgesproken is, kan iemand zich nu aandienen en anders kunnen mensen er vast over nadenken. Zeker weten dat het personeelsuitje nu een vaste traditie wordt bij jullie!

Jouw adres voor je personeelsuitje in Utrecht

Gaat jouw personeelsuitje in Utrecht plaatsvinden? Een slimme keuze: Utrecht ligt mooi centraal in Nederland en is makkelijk te bereiken vanuit alle hoeken van ons land. Of je nu met de auto of met het ov reist! Het GrachtenAtelier is graag jouw partner voor jouw personeelsuitje in Utrecht: van de leukste workshops, tot een volledige aankleding met eten en drinken: aan alles is gedacht! Dankzij onze ervaring weten we wat een personeelsuitje in Utrecht tot een groot succes maakt.