De 16 meest belangrijke tips voor het organiseren van je eigen event!

Zelf een event, feest, verjaardag of bruiloft regelen, dat kan! Wij het GrachtenAtelier zijn gespecialiseerd in het organiseren van evenementen. Hieronder geven wij een voorschrift waar er rekening mee wordt gehouden voor het organiseren van een evenement. De regel geldt: hoe groter het evenement hoe meer maatregelen en voorbereidingen vooraf nodig is.

1. Planning

Een planning klinkt vast bekend in de oren! Voor een evenement is het maken van een planning noodzakelijk. Want zo is er een overzicht op alle taken van wat er gedaan moet worden, wie het uitvoert, wanneer, waar en hoe (op welke wijze). In tegendeel, kost het meer tijd. Maar zo is de kans klein op misverstanden. In een planning komt te staan: concept, regelgeving, personeel, locatie, communicatie, logistiek, veiligheid, techniek en financiën. Plan niet alles op het laatste moment. De meesten zullen misschien denken: “dat komt nog wel”. Maar om tijdnood te voorkomen of tegen problemen aan te lopen, is het handig om op tijd te beginnen.

2. Het doel

Elk evenement heeft een doel. Is het een commercieel of ideëel doel. Misschien een combinatie van beide. Het betekent streven naar jouw tevreden eindresultaat. Bij een doel hoort een doelstelling, die te onderscheiden is. Bereikdoelstelling, procesdoelstelling, effectdoelstelling, activiteitendoelstelling. Bij elkaar zijn het evenementendoelen. De betekenis erachter is verschillend per doelstelling. Formuleer jouw doelstelling SMART. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.

3. De doelgroep

Bij het vastleggen van de doelgroep wordt er gekeken naar de uitgenodigde. Wat zijn de leeftijdscategorieën? Is de leeftijdscategorie alleen tussen de 20-25, of meerdere leeftijdscategorieën. Welke interesses hebben zij?

Om daarachter te komen, gaat het als volgt: Maak een mooi schema met daarbij de leeftijdscategorieën als het middelpunt. Bijv. “Wat drinkt de leeftijdscategorie van 20+?”, “Wat drinkt de leeftijdscategorie van 5-12 jaar?”. Denk aan: catering, inrichting, muziek etc. Zo zijn er telkens onderdelen waarbij er terug wordt gekoppeld naar de doelgroep.

• Drinken: alcoholische- en non-alcoholische dranken
• Voedsel. Is de voorkeur van voedsel vooral gezond of ongezond? Zijn er personen die vegetarisch of veganistisch zijn? Of mensen met allergieën?
• Inrichting. Welke kleur kies ik uit voor de slingers, zodat de bezoekers het mooi vinden.
• Muziek. Wat voor muziek is leuk om te draaien?

4. Het thema

Past het thema bij de doelstelling en doelgroep? Het thema voor jouw evenement zal een sfeer of gevoel kunnen overbrengen naar de bezoekers. Het is belangrijk dat het aandacht krijgt en daarom is relevant dat het wordt gepromoot. Neem het thema mee in de uitnodiging en laat het terugkomen op het evenement doormiddel van decoraties of een groot scherm en of merchandise.

5. Locatie

Bedenk waar jij het evenement wilt geven. De keuze is een intern of externe locatie. De meeste bedrijven bieden arrangementen aan. Daarin zit vaak de catering en techniek bij. Het kan voorvallen dat de benodigde apparatuur er niet bij zit. Maar op aanvraag kan dat geregeld worden. Als het bedrijf geen arrangementen aanbiedt, huur of koop de benodigdheden bij een ander gespecialiseerd bedrijf. Op een externe locatie is het nodig om altijd een back-up oplader/ apparatuur erbij te hebben. En denk aan de externe factoren: weeromstandigheden, omstanders (buurtbewoners, abtenaren). Zorg voor een stevige overlapping voor als het regent. Maak afspraken met de gemeente en stuur een brief naar omwonenden dat er een evenement gaat plaatsvinden. Denk hierover na, houdt wel rekening met bijvoorbeeld jouw interesses, het thema en natuurlijk het budget.

6. Randprogramma

Bezoekers willen graag weten wat het programma van het feest is en hoe het verloopt. Daarom is het belangrijk om dit aan te duiden bij de uitnodiging of per mail. Natuurlijk op het evenement zelf is het fijn om dit nogmaals duidelijk aan te geven. Dat kan met beeldmateriaal of entertainment. Denk aan:

• Activiteiten
• De plek van uitvoering
• Begin- en eindtijd
• Korte beschrijving
• Wel of geen eten aanwezig

7. Logistiek

Logistiek is het organiseren voor het transport van goederen. Er komt meer bekijken dan alleen het noteren. Want de goederen moet heel aankomen op bestemming. Het huren van materialen bij een bedrijf gaat niet gepaard zonder een planning voor de leveranciers. Zij horen te weten waar, wanneer en bij wie zij de aanschaf van producten, licht & geluid en catering terecht kunnen. Evenzeer is een voldoende voorraad van belang. Bedenk een scenario waarop alles loopt zoals gepland, maar dan roept er iemand: ‘Jongens het bier is op’, wat kan je doen? Dit is natuurlijk niet best.

Tip: Bij de meeste leveranciers kunnen ongeopende dranken weer ingenomen worden.

8. Financiën

Het kan gebeuren dat de kosten van het evenement hoger uitkomen dan verwacht. Het is daarom handig om financiële middelen achter de hand te hebben om zo onvoorziene kosten te dekken. Bij het regelen van de kosten is het ideaal om dit in een begroting te zetten. Neem mee: Locatie – kosten, programma/productie kosten, organisatie – kosten, promotie – kosten, personeel – kosten, verzekeringskosten

9. Communicatie

Communicatie is een breed begrip. Voor een evenement zijn er verschillende communicatiemogelijkheden. Zo kan het non- verbaal of verbaal. Verbaal drukken wij uit in woorden en non-verbaal met signalen. Communicatie kan schriftelijk of mondeling. Tijdens het geven van een evenement is het handig om walkietalkies te gebruiken i.p.v. een mobiele telefoon. Want een walkietalkie kan met meerdere kanalen tegelijk worden verbonden en het is gemakkelijk te gebruiken. Om het duidelijk in kaart te brengen staan hieronder voorbeelden dat te maken heeft met communicatie.

10. Personeel

Niet te vergeten is het personeel de belangrijkste inbreng. Want zonder personeel wordt er niets geregeld en zijn er geen voldoende handen om het evenement staande te houden. Hoe ga jij om met jouw personeel? Het personeel verdient respect en in zijn/ haar waarde worden gelaten, net zoals de bezoekers. Steun het personeel door te zorgen voor voldoening, als nodig een backstage ruimte, eten en drinken.

11. Regelgeving

Om misverstanden te voorkomen is het belangrijk dat de afspraken met de gemeente over de vergunning aanvraag schriftelijk wordt vastgelegd. Tevens is een schriftelijke vastlegging nodig met de leveranciers. Regelgeving heeft naast de gemeente met onder ander de politie, de brandweer, de GGD, Openbare werken te maken. Bij de regelgeving vallen veel wetten en plichten onder. Één van de bekendste is “de drank- en horecawet, Arbowetgeving. Bedrijven horen daaraan te houden. Het hangt uiteraard van de soort en grootte van een evenement.

12. Uitnodiging

Bij een uitnodiging is het belangrijk dat de inhoudelijke informatie die erin komt te staan daadwerkelijk klopt. Het thema, het doel, de locatie, de data, de tijd en eventueel routebeschrijving. Bovendien hoop je dat de uitgenodigde naar jouw evenement komen. Zorg ervoor de uitnodiging op tijd de deur uit gaat. Het best is om 2 of 3 maanden van tevoren. En paar weken van tevoren een geheugensteuntje per mail.

13. Huisregels

Geen huisregels op een evenement, is hetzelfde als een land zonder wettelijke regels. Kortom onduidelijk en chaotisch. Huisregels dienen rust en orde. Het zijn rechten en plichten waaraan men verwacht dat jij eraan houdt zodra je deelneemt aan een evenement. Elk bedrijf kan zo zijn eigen huisregels opleggen. Bij het vastleggen van de regels is het verstandig om dit in overzicht te hebben. Hou rekening mee met de regels van de wetten en plichten. Vergeet niet de risico’s en dekking voor beide partijen. Regels die van belang zijn: Aantonen van een ID – kaart, verbod binnenkomst bij drugsgebruik.

14. Briefing

In een briefing staan informatie voor het personeel en de bezoekers. Het is een korte aankondiging om het evenement te pijlen. In de briefing voor het personeel zijn de voorwaarde anders dan voor de bezoekers. Toch staan er hier en daar overeenkomsten, zoals de huisregels.

15. Draaiboek

Een draaiboek is in feiten een overzichtelijke planning. Want de richtlijnen komen in overeen met een draaiboek. Het dient voor tijdens de uitvoering van een evenement. Bovenaan een draaiboek staan de contactpersonen en gegevens. Verder staan er exacte tijdstippen in voor wanneer een taak uitgevoerd kan worden, wie dat gaat doen, waar dat gaat gebeuren en in het kort wat de taak is.

16. Veiligheid en verkeer

Weleens gehoord of gezien dat er een ongeval gebeurde tijdens een evenement? Een uitslaande brand of een bezoeker die medische hulp nodig heeft? Er dient altijd rekening te houden met een noodscenario. De uitspraak zegt het al. “Veiligheid gaat boven alles”. De kans is aanwezig dat er iets ergs kan gebeuren. Natuurlijk proberen wij dat met maatregelen uit te sluiten. Daarom is het handig om te weten wat te doen om de kans op problemen te verkleinen.

Omdat wij veiligheid voor de bezoekers uiterst belangrijk vinden, staan hieronder wat maatregelen. Het zijn er in totaal een heleboel!

Veiligheid

• Om te beginnen, schakel reddingsteams in met voldoende mankracht en een paar gediplomeerde. Een reddingsteam veronderstellen wij als de ambulance, brandweer en beveiliging.
• Maak ruimte vrij dat dient als EHBO-post Zorg dat dit opvalt voor de bezoekers. Het bezoekersaantal is meer dan het aantal hulpverleners, dus bij een ongeluk kunnen zij altijd de EHBO-post bereiken.
• Verdeel het aantal hulpverleners over de locatie.
• Zorg voor voldoende nooduitgangen en de vluchtroutes dienen duidelijk zichtbaar te zijn, een logische opbouw zonder obstakels. Geef dit aan met vluchtmiddelen: noodverlichting, borden en signalen.
• Zorg voor blusmogelijkheden. En dat de materialen brandveilig zijn.

Verkeer

• Zijn er mensen bijvoorbeeld slecht ter been? Zo ja, zoek hiervoor een oplossing. Dit geldt ook voor het zoeken van een locatie.
• Plaats voldoende personeel voor het begeleiden van het verkeer.
• Een plattegrond opgesteld voor de omgeving van het evenementen terrein.
• De parkeerroute is overzichtelijk.

Deze informatie zijn relevant bij het organiseren van jouw evenement. Mocht je het zelf niet Aandurven? Laat dan jouw fantastische evenement verzorgen door het professionele team van GrachtenAtelier. Wij zijn gespecialiseerd in het organiseren van creatieve en culinaire 
workshops en events in Utrecht en kunnen deze ook op locatie verzorgen.